Hinweise zur Nutzung der Videokonferenz-Plattform Zoom

Liebe BMC-Mitglieder,

bereits seit Ende März organisieren wir als BMC Webgespräche für unsere Mitglieder, um den Umgang mit der Covid-19-Pandemie zu diskutieren. Die durchweg sehr hohen Teilnehmerzahlen zeigen, wie notwendig diese Informationen und der Austausch aktuell ist.

Selbstverständlich stellt sich dadurch die Frage nach dem geeigneten Tool für Webinare. Hier sind für uns folgende Bestandteile unabdingbar:

  • Diskussionsteilnehmer und weitere Teilnehmer mit unterschiedlichen Rechten (Warteraum, kollektive Stummschaltung, Video von Diskussionsteilnehmern)
  • mehr als 100 Personen
  • keine vorab Registrierung durch Teilnehmer
  • Einwahl per Telefon, falls Anmeldung mit PC nicht möglich ist.

Immer wieder erreichen uns Anfragen, dass IT-Abteilungen von Mitgliedern nur ein spezifisches Tool unterstützen, bspw. Skype, GoToMeeting, Microsoft Teams, Google Hangouts etc. Bei knapp 250 Mitgliedern ist offensichtlich, dass wir hier einen Kompromiss finden müssen. Aufgrund der oben beschriebenen Bedingungen ist nach unserem Kenntnisstand Zoom derzeit der für uns beste Anbieter für Webinare.

Zur Sicherstellung des Datenschutzniveaus hat Zoom als US-amerikanisches Unternehmen sowohl Privacy Shield als auch Standardschutzklauseln (SCC) inklusive Auftragsverarbeitungs-Verträge in Kraft. Zudem versuchen wir als BMC, so wenig wie möglich personenbezogene Daten an Zoom zu liefern; hier sind ausschließlich die E-Mail-Adresse des Referenten zu nennen sowie die E-Mail-Adresse, die Sie während der Anmeldung eingeben [hier besteht jedoch unserer Ansicht nach keine Veranlassung, die offizielle und korrekte E-Mail-Adresse des Arbeitgebers anzugeben].

Zur Förderung der Datensicherheit sehen wir neuerdings davon ab, den Link zum Webgespräch auf unsere Webseite zu stellen. Zudem verwenden wir nun für jedes Webgespräch einen neuen Link. Auch wenn beides die Handlichkeit reduziert, sollen diese Maßnahmen laut Expertenmeinung die Möglichkeit des unbefugten Betretens eines Zoom-Meetings durch Trolle reduzieren.

Selbstverständlich werden wir weiterhin prüfen, inwiefern andere Tools unsere Voraussetzungen erfüllen und noch weniger Bedenken bei Datensicherheit und Datenschutz verursachen. Sollte Ihnen ein solches Tool bekannt sein/werden, freuen wir uns jederzeit auf einen Hinweis. Ansonsten bitten wir Sie, sich per Telefon einzuwählen, falls Ihr Unternehmen den Zugang per Zoom nicht unterstützt.

Wir freuen uns sehr auf die weiteren Diskussionen per Webgespräch – und noch viel mehr darauf, mittelfristig auch Hintergrundgespräche in Person durchführen zu können. Vor allem aber, bleiben Sie gesund!

Mit besten Grüßen
das Team der BMC-Geschäftsstelle